Workflow-Optimierung
Prozesse die funktionieren
Ein guter Workflow ist wie eine gut geoelte Maschine - alles fliesst, nichts stockt. Schlechte Workflows fressen Zeit, erzeugen Fehler und frustrieren. Hier lernst du deine Prozesse zu analysieren und zu optimieren.
Das Workflow-Prinzip
Einmal einen guten Prozess definieren, dann immer wieder nutzen. Jedes Mal neu überlegen wie etwas geht kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Die 5 Haupt-Workflows
Content-Workflow
Von der Idee zum fertigen Content:
Optimierung: Batche jeden Schritt. Alle Ideen sammeln → Alle vorbereiten → Alle aufnehmen → Alle bearbeiten. Nicht einzeln durcharbeiten.
Bestell-Workflow
Von der Anfrage bis zur Lieferung:
Optimierung: Checkliste für jeden Schritt. Automatische Bestätigungs-Nachrichten. Tracking-System für offene Bestellungen.
Kommunikations-Workflow
Vom Erstkontakt zur Stammkunden-Beziehung:
Optimierung: Vorlagen für jeden Schritt. Reminder für Follow-ups. CRM oder Liste für Kundenstatus.
Marketing-Workflow
Von der Idee zur Kampagne:
Optimierung: Content-Kalender führen. Posts vorplanen. Regelmaessig analysieren was funktioniert.
Admin-Workflow
Alles was hinter den Kulissen passiert:
Optimierung: Feste Zeiten für Admin. Checklisten. Buchhaltung zeitnah. Zahlen regelmaessig checken.
Workflow-Analyse: Engpaesse finden
So findest du wo dein Workflow hakt:
1. Aufschreiben
Schreib jeden einzelnen Schritt auf den du machst. Vom Start bis zum Ende. Nichts auslassen, auch nicht die "kleinen" Sachen.
2. Zeit messen
Wie lange dauert jeder Schritt? Wo vergeht die meiste Zeit? Tracke für eine Woche.
3. Fragen stellen
- • Ist dieser Schritt wirklich nötig?
- • Kann ich das automatisieren?
- • Kann ich das delegieren?
- • Gibt es einen einfacheren Weg?
- • Was blockiert mich hier oft?
4. Engpaesse identifizieren
Die Stellen wo es stockt, wo Fehler passieren, wo du frustriert bist - das sind deine Optimierungs-Kandidaten.
Workflow-Optimierungs-Strategien
Eliminieren
Braucht es den Schritt wirklich? Oft haben wir Gewohnheiten die keinen Wert mehr bringen. Streiche alles was nicht nötig ist.
Automatisieren
Was sich wiederholt kann oft automatisiert werden. Vorlagen, Auto-Responder, Scheduling-Tools, etc.
Batchen
Aehnliche Aufgaben zusammenfassen. Einmal Setup, mehrfach ausführen. Weniger Kontextwechsel.
Standardisieren
Einheitliche Prozesse für alles. Nicht jedes Mal neu überlegen sondern nach Schema arbeiten.
Parallelisieren
Was kann gleichzeitig laufen? Während etwas exportiert, schon das Nächste vorbereiten.
Checklisten: Dein bester Freund
Checklisten verhindern Fehler und sparen Denkarbeit:
Versand-Checkliste
- □ Inhalt vollständig
- □ Persönliche Note/Karte
- □ Sicher verpackt
- □ Adresse korrekt
- □ Tracking-Nummer notiert
- □ Kunden informiert
Content-Checkliste
- □ Qualität gecheckt
- □ Bearbeitet
- □ Wasserzeichen/Branding
- □ Richtig benannt
- □ Backup gemacht
- □ Bereit zum Posten
Tages-Checkliste
- □ Nachrichten beantwortet
- □ Content gepostet
- □ Bestellungen bearbeitet
- □ Buchhaltung aktuell
- □ Nächsten Tag geplant
Wochen-Checkliste
- □ Content für nächste Woche
- □ Zahlen gecheckt
- □ Kundenbeziehungen gepflegt
- □ Admin erledigt
- □ Strategie überprüft
Pro-Tipp:
Digital oder Papier - egal. Hauptsache du hast sie und nutzt sie JEDES MAL. Auch wenn du denkst du weisst es auswendig.
Workflow Do's und Don'ts
Das funktioniert
- ✓Prozesse dokumentieren
- ✓Checklisten nutzen
- ✓Regelmaessig optimieren
- ✓Automatisieren wo möglich
- ✓Engpaesse aktiv suchen
Das vermeiden
- XJedes Mal neu überlegen
- XFehler wiederholen
- XManuelle Arbeit wenn automatisierbar
- XZu komplizierte Prozesse
- XNie überprüfen ob noch sinnvoll
Das Wichtigste in 30 Sekunden
5 Haupt-Workflows: Content, Bestellung, Kommunikation, Marketing, Admin. Analyse: Alle Schritte aufschreiben, Zeit messen, Engpaesse finden. Optimierung: Eliminieren, Automatisieren, Batchen, Standardisieren, Parallelisieren. Checklisten für jeden wiederkehrenden Prozess. Einmal gut definieren, dann immer wieder nutzen.